Privacybeleid Villa Mama

Laatste update: 20 oktober 2026

Villa Mama hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan de vertrouwelijkheid van de informatie die je met ons deelt. Als zelfstandige vroedvrouwen begeleiden we vrouwen en gezinnen tijdens de zwangerschap en na de geboorte van hun baby. Om deze zorg op een kwalitatieve, veilige en professionele manier te kunnen verlenen, verwerken we bepaalde persoonsgegevens.

We behandelen jouw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), Verordening (EU) 2016/679, en de toepasselijke Belgische wetgeving, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we die verwerken, met wie we ze eventueel delen en welke rechten je hebt.

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kan je contact met ons opnemen via info@villamama.be. Voor verzoeken die betrekking hebben op jouw persoonlijke gegevens kunnen we vragen om jouw identiteit te bevestigen, zodat we jouw gegevens op een veilige manier kunnen beschermen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Villa Mama is een praktijk van zelfstandige vroedvrouwen, opgericht en uitgebaat door Fien Stockman en Haike Baert. We werken samen onder één praktijknaam en organiseren onze zorgverlening gezamenlijk.

Fien Stockman
Zelfstandig vroedvrouw
Ondernemingsnummer: BE 0738.866.816
Laagstraat 7, 8851 Koolskamp

Haike Baert
Zelfstandig vroedvrouw
Ondernemingsnummer: BE 1030.840.675
Wezenstraat 25, 8850 Ardooie

Contactgegevens:

Praktijkadres: Kerkplein 40/1, 8800 Rumbeke
Telefoon: 051 795 380
E-mail: info@villamama.be
Website: https://www.villamama.be

Voor de persoonsgegevens die we in het kader van onze gezamenlijke praktijkwerking verwerken, bepalen we samen de doeleinden en de middelen van de verwerking. In de mate waarin we daarbij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn, nemen we de bijbehorende verantwoordelijkheden op en maken we hierover de nodige afspraken.

Omdat we als zelfstandige zorgverleners werken, kunnen bepaalde verwerkingen ook onder de individuele verantwoordelijkheid van één van ons vallen. Dit hangt af van de aard van de verwerking en de concrete zorgrelatie.

Wanneer je via onze website doorklikt naar externe websites of gebruikmaakt van diensten van andere organisaties, kunnen die organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Hun eigen privacyverklaringen zijn dan van toepassing.

Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@villamama.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Villa Mama kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens.
Gegevens over afspraken en zorgaanvragen.
Gezondheidsgegevens
Facturatie-, betalings- en administratieve gegevens.
Gegevens die u via onze website of inschrijvingsformulieren verstrekt.
Gegevens over uw nieuwsbriefinschrijving en, indien van toepassing, uw cookievoorkeuren.

Afhankelijk van jouw contact met Villa Mama verwerken we persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze zorgverlening, administratie en dienstverlening. We ontvangen deze gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld tijdens een consultatie, telefonisch, via e-mail of via onze website. In bepaalde gevallen kunnen we ook gegevens ontvangen van andere zorgverleners, wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is voor jouw zorg.
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld.

· Identificatie- en contactgegevens

We kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

Naam en voornaam.
Adres en woonplaats.
Telefoonnummer en e-mailadres.
Geboortedatum.
Identificatiegegevens die noodzakelijk zijn voor de zorgverlening, de terugbetaling of de administratie.

· Gegevens over afspraken en zorgaanvragen

Dit kan onder meer gaan om:

Jouw vraag naar begeleiding of informatie.
De aard, datum en locatie van afspraken.
Gegevens over jouw zwangerschap, bevalling en kraamperiode die je met ons deelt.
Informatie die je verstrekt bij een intake of tijdens het verdere contact met Villa Mama.
Inschrijvingsgegevens voor infosessies, workshops of andere activiteiten die we organiseren.

· Gezondheidsgegevens

Als vroedvrouwen verwerken we, voor zover noodzakelijk voor jouw zorg, bijzondere categorieën van persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens over jou en je baby.

Het kan onder meer gaan om:

Gegevens over jouw zwangerschap, bevalling en herstel na de geboorte.
Jouw medische voorgeschiedenis, medicatie en relevante gezondheidsproblemen.
Gegevens over borstvoeding, voeding en de ontwikkeling van je baby.
Klinische observaties, metingen, resultaten en diagnoses die relevant zijn voor de zorg.
Gegevens over lichamelijke of psychische gezondheid die noodzakelijk zijn voor jouw begeleiding.
Informatie over doorverwijzingen en de continuïteit van de zorg.

Deze gegevens worden verwerkt met bijzondere aandacht voor vertrouwelijkheid en het beroepsgeheim.

· Facturatie-, betalings- en administratieve gegevens.

Facturatiegegevens.
Betalingsgegevens.
Gegevens die nodig zijn voor de terugbetaling via de mutualiteit of voor andere wettelijke administratieve verplichtingen.
Informatie die noodzakelijk is voor onze boekhouding.

· Gegevens in verband met website en digitale communicatie

Wanneer je onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze digitale diensten, kunnen we, afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten en jouw privacyvoorkeuren, ook technische gegevens verwerken.

Het kan onder meer gaan om:

IP-adres en technische loggegevens.
Browser- en apparaat gegevens.
Cookievoorkeuren.
Gegevens over het gebruik van onze website, voor zover toegestaan.
Gegevens die je verstrekt via contactformulieren of andere online formulieren.

Voor onze dienstverlening maken we gebruik van externe digitale toepassingen, waaronder Rosa voor afspraken en aanmeldingen, Allsoft voor patiëntendossiers, Combell voor onze website en e-mail, en betalingsdiensten voor de verwerking van betalingen.

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je deze communicatie te bezorgen en jouw inschrijving te beheren.

Meer informatie over cookies en eventuele analysetools vind je in ons cookiebeleid.

3. Waarom en op welke rechtsgrond verwerken wij jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een toepasselijke rechtsgrond uit de AVG.

Vroedkundige zorg en begeleiding

Wij verwerken persoonsgegevens om vroedkundige zorg te verlenen tijdens de zwangerschap en na de geboorte, de gezondheid van jou en je baby op te volgen, het patiëntendossier bij te houden, de continuïteit en kwaliteit van de zorg te waarborgen en, waar nodig, samen te werken met of door te verwijzen naar andere zorgverleners.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, AVG, naargelang de concrete verwerking, in samenhang met artikel 9, lid 2, onder h AVG voor gezondheidsgegevens die noodzakelijk worden verwerkt in het kader van gezondheidszorg, met naleving van de toepasselijke wettelijke voorwaarden.

Patiëntendossier, administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens om patiëntendossiers te beheren en te bewaren, zorgprestaties te registreren, facturatie en terugbetalingen af te handelen, boekhoudkundige verplichtingen na te komen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen of wettige verzoeken van bevoegde instanties.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder c AVG wanneer de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor gezondheidsgegevens is daarnaast een toepasselijke uitzondering uit artikel 9 AVG vereist.

Afspraken, contact en dienstverlening

Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken en aanmeldingen te beheren, praktische informatie over de begeleiding te bezorgen en inschrijvingen voor workshops, infosessies en andere activiteiten te verwerken.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b AVG wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek vóór het sluiten ervan stappen te zetten. In andere gevallen wordt de toepasselijke rechtsgrond bepaald op basis van de concrete verwerking.

Website, cookies en analyse

Wij verwerken technische gegevens om onze website te laten functioneren, de veiligheid ervan te waarborgen en, indien van toepassing, het gebruik ervan te analyseren.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder c of f AVG, naargelang de concrete verwerking. Voor cookies en vergelijkbare technologieën waarvoor toestemming wettelijk vereist is, vragen wij vooraf jouw toestemming. De toepasselijke regels inzake elektronische communicatie blijven eveneens van toepassing. Je kunt jouw voorkeuren beheren via de beschikbare cookie-instellingen.

Nieuwsbrief en niet-noodzakelijke communicatie

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij jouw contactgegevens om je informatie te bezorgen over Villa Mama, onze activiteiten en relevante nieuwigheden.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder a AVG wanneer de verwerking op toestemming berust. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken of je uitschrijven via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief. Eventuele aanvullende regels inzake elektronische direct marketing blijven van toepassing.

Vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten

Wanneer dit noodzakelijk is, verwerken wij persoonsgegevens om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld bij een geschil of juridische procedure.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f AVG, voor zover aan de voorwaarden voor een gerechtvaardigd belang is voldaan. Voor gezondheidsgegevens moet daarnaast een toepasselijke uitzondering uit artikel 9 AVG aanwezig zijn, zoals artikel 9, lid 2, onder f AVG wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Gezondheidsgegevens verwerken we alleen wanneer daarvoor ook een toepasselijke rechtsgrond uit artikel 9 AVG aanwezig is.

We gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze werden verzameld. We nemen geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou of die jou op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

4. Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun professionele opdracht.

Binnen Villa Mama werken Fien Stockman en Haike Baert samen onder één praktijknaam. Beide vroedvrouwen hebben toegang tot de patiëntendossiers in Allsoft. Die toegang dient de gezamenlijke organisatie van de zorg, de opvolging van patiënten en de continuïteit van de begeleiding.

Omdat niet elke medewerker of externe dienstverlener dezelfde gegevens nodig heeft, wordt de toegang tot gegevens steeds beperkt tot wat noodzakelijk is voor de betreffende taak.

Iedere zorgverlener blijft gebonden aan het beroepsgeheim en de toepasselijke vertrouwelijkheidsverplichtingen. Toegang tot een dossier betekent niet dat gegevens vrij mogen worden gebruikt of gedeeld buiten de zorgcontext.

Externe dienstverleners krijgen uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om de overeengekomen diensten te leveren en binnen de toepasselijke afspraken en wetgeving.

5. Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

We delen jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

Andere zorgverleners of zorginstellingen: wanneer dit noodzakelijk is voor de continuïteit van jouw zorg en de toepasselijke voorwaarden zijn vervuld.
Allsoft: voor het beheer van elektronische patiëntendossiers en de ondersteuning van onze zorgverlening.
Rosa: voor de organisatie van afspraken en aanmeldingen.
Combell: voor de hosting van onze website en onze professionele e-maildiensten, overeenkomstig de gebruikte diensten.
Betalingsdienstverleners: voor de verwerking van betalingen wanneer je gebruikmaakt van een online betaalmogelijkheid.
Website- en analysedienstverleners: wanneer deze worden ingezet en de verwerking rechtmatig is.
Nieuwsbriefdienstverleners: indien we een externe toepassing gebruiken om nieuwsbrieven te versturen.
Boekhoudkundige of administratieve dienstverleners: wanneer dit noodzakelijk is voor onze administratie.
Mutualiteiten, verzekeringsinstellingen en bevoegde overheidsinstanties: wanneer dit noodzakelijk is voor terugbetalingen of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst en maken we afspraken over de beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van de gegevens.

Wanneer we persoonsgegevens delen met andere zorgverleners, gebeurt dit met respect voor het beroepsgeheim en de toepasselijke regels voor het delen van gezondheidsgegevens. Waar vereist, vragen we jouw toestemming.

We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven, tenzij dit noodzakelijk is en de doorgifte voldoet aan de voorwaarden van hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

6. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en eventuele noodzakelijke bewaring voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van onze rechten.

· Patiëntendossiers

Voor patiëntendossiers houden we rekening met de toepasselijke Belgische wetgeving voor zorgverleners, waaronder de wettelijke bewaartermijnen voor patiëntendossiers. Voor zover de wettelijke regeling inzake patiëntenrechten van toepassing is, geldt in beginsel een bewaartermijn van minimaal 30 en maximaal 50 jaar vanaf het laatste patiëntencontact, behoudens toepasselijke uitzonderingen of afwijkende wettelijke bepalingen.

· Administratieve en financiële gegevens

Facturen en boekhoudkundige documenten bewaren we gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen.

· Contactaanvragen en afspraken

Gegevens die uitsluitend worden verzameld om een vraag te beantwoorden of een afspraak te organiseren, bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor dat doel, tenzij een andere wettelijke of gerechtvaardigde reden een langere bewaring vereist.

· Nieuwsbriefgegevens

We bewaren jouw inschrijvingsgegevens zolang je ingeschreven blijft en zolang dit noodzakelijk is om de inschrijving en eventuele uitschrijving te beheren. Waar nodig bewaren we beperkte gegevens om aan te tonen dat toestemming werd gegeven of ingetrokken.

· Website-, cookie- en analysegegevens

De bewaartermijnen voor technische gegevens en cookies zijn afhankelijk van de gebruikte technologie en worden nader toegelicht in ons cookiebeleid en, waar relevant, in de informatie van de betrokken dienstverleners.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of, waar passend, geanonimiseerd.

7. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Villa Mama neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Afhankelijk van de gebruikte systemen en de aard van de gegevens kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

Beveiligde gebruikersaccounts en toegangsbeheer.
Beperking van toegangsrechten tot wat noodzakelijk is.
Het gebruik van wachtwoorden en passende beveiligingsinstellingen.
Beveiligde verbindingen en software-updates.
Back-ups en maatregelen voor het herstel van gegevens.
Afspraken over vertrouwelijkheid en beroepsgeheim.
Zorgvuldige omgang met patiëntendossiers en communicatie via e-mail.
Evaluatie van de beveiliging van de digitale toepassingen die we gebruiken.

We evalueren onze maatregelen regelmatig en passen ze waar nodig aan. Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen, maar we streven ernaar om jouw gegevens op een passende manier te beschermen.

8. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden en beperkingen van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kan, afhankelijk van de omstandigheden:

Informatie ontvangen over de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Inzage vragen in de persoonsgegevens die we over jou verwerken.
Onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
Wissen van gegevens vragen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
De verwerking laten beperken in de gevallen waarin de AVG dat toestaat.
Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of een andere toepasselijke rechtsgrond.
Jouw gegevens laten overdragen wanneer aan de voorwaarden voor gegevensoverdraagbaarheid is voldaan.
Jouw toestemming intrekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.

Niet elk recht is absoluut. Zo kunnen we bepaalde gegevens niet wissen wanneer we wettelijk verplicht zijn deze in een patiëntendossier te bewaren. Ook kunnen de regels rond het patiëntendossier en het beroepsgeheim gevolgen hebben voor de manier waarop bepaalde verzoeken worden behandeld.

9. Hoe kan je jouw privacyrechten uitoefenen?

Je kan jouw verzoek richten aan:

Villa Mama
E-mail: info@villamama.be
Adres: Kerkplein 40/1, 8800 Rumbeke, België

Omschrijf zo duidelijk mogelijk op welke gegevens of welk recht jouw verzoek betrekking heeft. Om jouw privacy te beschermen, kunnen we bijkomende informatie vragen om jouw identiteit te verifiëren wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is.

We behandelen jouw verzoek overeenkomstig de AVG. In principe ontvang je binnen één maand na ontvangst informatie over het gevolg dat aan jouw verzoek wordt gegeven. Wanneer jouw verzoek complex is of wanneer we meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. We brengen je binnen de eerste maand op de hoogte van die verlenging en de redenen daarvoor.

10. Hoe kan je een klacht indienen?

Heb je vragen, opmerkingen of bezorgdheden over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan gerust contact met ons op via info@villamama.be. We bekijken jouw vraag zorgvuldig.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Villa Mama kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze praktijkwerking, de gebruikte digitale toepassingen of de toepasselijke wetgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de verklaring vermelden we wanneer deze voor het laatst werd bijgewerkt.

We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan.